雖然有豐富專案工作經驗的人很多,但知道正確專案管理觀念,並且能實務應用出來的人確是有限,專案處理的經驗豐富,自然能減少專案可能發生的問題,若有過去效的經驗能參考與複製,對新專案的運作,自然會大有助益,但也常見有豐富經驗的專案團隊,仍發生許多問題,為何會有層出不窮的問題,不斷的發生,究竟有沒有有效的方法與工具可以來徹底改善呢?我想是大家心中接續的問題.。

以扶輪年會的計畫為例,新的年會籌辦團隊,自然一開始會希望參考過去的資料,但是若過去的資料並未被完整的儲存,或遺失等,過去的承辦人員因故也無法聯繫,那就變成一個沒有經驗可參考的專案,要去啟動及順遂的執行是很困難的,一開始就需摸索,可能需要花費很大的力氣,而為何過去的知識與經驗未被系統化的儲存再利用呢?原因大都發生在專案運作的過程中,並未有一套有效的管理方法,並配合工具將其經驗保留,大都是這樣的原因.

在專案管理執行上所需的知識,其實並非全新的經驗知識,以目前全球專案管理的顯學,即美國專案管理協會(PMI)所提出的專案管理9大知識領域PMBOK(Project Management Body of Knowledge),它將內容分為:
1.整合管理
2.範疇管理
3.時間管理
4.資源管理
5.成本管理
6.溝通管理
7.風險管理
8.品質管理
9.採購管理

其實方法論內容所談到的元素,與一般工作上的管理常識大部份是相類似的,而不同之處何在?為何我們大部分既有的知識具備,但專案的問題仍然很大,是方法有問題?還是應用方式錯誤?這些課題是專案管理分析的主要重點,其實真正的原因主要在”專案整合”管理部份,專案管理若要討論範疇,時間,溝通等部分,大家大都有執行上的經驗可參考,透過如Microsoft Office的軟體進行一些計畫文件的製作,再搭配透過email及會議的溝通等,來進行專案的運作,這些一般常見的執行方式,本身並非全然無效或錯誤,只是適用對象,可能為較單純的專案,一但專案成員為來自許多不同屬性單位,專案溝通的複雜度就成指數快速的成長,若無規劃好專案進行的方式,可能專案工作資源與時間會被快速的淹沒.

就方法應用上,其實欠缺的元素主要在”整合管理”,專案管理的困難就是要建構一套有效執行的整合作法,能將各個專案的局部執行動作,能與其他相關連的部分對準,減少專案不必要的錯誤,將專案一路上的工作資訊及文件能具體化的完成確認,並系統化的通知與儲存,在正確一致的資訊蒐集及統計模式下,專案可逐步完成一個個的工作任務,進而累積整個專案的績效,所以要做好專案管理,要清楚的抓住專案整合的重點來對症下藥,才會真正有效果,要改善專案整合的問題,其解決的重點方向與方法有二:

1. 建構有效率的溝通模式與計畫:科技的發達,已使大家從實際的紙本書信郵寄溝通,進展到今日大家透過email及手機及MSN/SKYPE等即時通網路化工具的溝通模式,變化是非常巨大,大家所面臨處理的問題與處理事情相對複雜許多,要求處理的速度與品質的標準卻提升很多,在專案管理團隊以一致性的溝通工具與方式,將會使溝通成本降低,同時提昇溝通的效率,使專案推動順利.

2. 使用專案管理軟體工具,協助有效執行專案工作:在面對複雜的專案時, 專案整合的過程是最為重要的部分,善用Web化的專案管理軟體工具(如前展顧問所提供的專案管理工具PMSystem)來執行,不但提供專案執行的行為模式促使大家遵循,標準化的專案工作溝通方式,使各局部完成的階段成果,可即時的被通知與監控,使專案團隊可協同平行作業,管理資訊與文件查詢,都變得更為方便.

對於快速進步的社會,所有的工作形態都在快速的改變,面對未來新的挑戰,如何以新的觀念與技能去迎戰,是組織蛻變成長過程中,遲速終究要面對的課題,而專案管理也是近年來組織中熱門討論的課題之一,在此期待扶輪成員珍惜機會應用專案管理的手法與工具於年會活動專案及其他未來的活動計畫上,相信在3520區全體扶輪的成員努力下,開創一個嶄新的專案執行經驗,也為未來留下寶貴的知識與傳承的機制.

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- 新聞稿有效日期，至2009/12/08為止

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